《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求進(jìn)一步提升建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理水平，推動建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理持續(xù)發(fā)展。此外，《規(guī)劃》還要求以規(guī)范化、科學(xué)化管理為核心，明確相關(guān)單位和人員權(quán)責(zé)，并形成從建設(shè)項目電子文件的“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”到電子檔案的“移交、保管、利用”等全過程管理體系。

　　甘肅民航機場集團聯(lián)合譯筑科技搭建工程項目管理系統(tǒng)，并在蘭州中川國際機場三期擴建項目上開展電子資料應(yīng)用試點工作。截至目前，相關(guān)工作已取得階段性成果，平臺應(yīng)用13個月時間，已有12256份電子資料。雙方致力于在甘肅省內(nèi)推廣逐步舍棄紙質(zhì)資料，移至線上流轉(zhuǎn)，形成工程全過程電子資料管理的模式。

　　為什么要做電子資料?

　　由于蘭州中川國際機場三期擴建項目體量龐大，參建單位眾多，倘若傳統(tǒng)的工程文檔管理模式應(yīng)用于本項目將存在諸多弊端，包括：工程資料監(jiān)管難、簽批和流轉(zhuǎn)節(jié)點多、難以整合歸檔等問題。

　　本項目要求全員參與工程項目管理系統(tǒng)應(yīng)用，包括建設(shè)單位、設(shè)計、勘察、試驗、監(jiān)理、施工等41家參建單位，626位參與人員。甘肅民航通過平臺搭建了組織架構(gòu)體系，將各單位、各單位工程、各單位下屬的各部門、各部門下屬的各成員職責(zé)統(tǒng)一管理，并通過完善的權(quán)限管控機制給予不同單位的不同人員特定的權(quán)限。

　　組織架構(gòu)體系

權(quán)限管控體系

　　電子資料有什么好處?

　　第一，確保工程資料的真實性，無人能代簽資料、滯后做假資料;

　　第二，確保工程資料的時效性;

　　第三，確保工程資料的可追溯性;

　　第四，提升項目的管理效率;

　　第五，提升工程資料的共享性。

　　電子資料的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、歸檔流程

　　資料審批就好似可與BIM模型關(guān)聯(lián)的工程建設(shè)OA管理系統(tǒng)，可通過自定義工作流與傳統(tǒng)文檔相結(jié)合的形式，利用電子文件每一個單元格的變量，控制實現(xiàn)預(yù)先設(shè)定需流轉(zhuǎn)文件可填寫的內(nèi)容與樣式。

　　管理員按規(guī)范設(shè)定資料的審批節(jié)點，相關(guān)審批人員可通過移動設(shè)備、PC端或網(wǎng)頁端進(jìn)行資料審批，并加入電子簽名和電子印章。

　　隨后，審批完成的各類資料可自動被歸入預(yù)先設(shè)定的相關(guān)資料管理文件夾中，方便人員追溯及整理竣工資料。

　　電子文檔的在線制作、流轉(zhuǎn)、簽批和歸檔的全過程管理極大地降低了人員資料簽批的流轉(zhuǎn)時間和難度。另外，通過與BIM技術(shù)的深度融合，平臺可助力實現(xiàn)資料的利用與查閱。

　　本項目將全部表單資料進(jìn)行分類，有日志、各部門用表，甚至細(xì)化到公務(wù)用車的燃油管理等，都通過資料審批功能實現(xiàn)在線流轉(zhuǎn)。此外，甘肅民航還將常用表單自定義為功能，更便于項目人員的應(yīng)用。

表單匯總

常用表單可自定義功能

　　1、表單模板創(chuàng)建

　　資料表單可分為自定義表單及通用表單。其中，自定義表單用于各參建單位內(nèi)部非制式用表，可自定義設(shè)置表單格式、表單簽批流程。而通用表單則用于工程資料的簽批，主要針對國家及地方規(guī)定的制式工程資料表單，可自定義設(shè)置簽批流程。此外，簽批流程中，各參建單位可根據(jù)實際審批節(jié)點自行設(shè)定實際簽批人員。

表單模板設(shè)置

審批流程及審批人設(shè)置

支持多條線復(fù)雜流程設(shè)置

　　2、電子簽名與印章上傳

　　電子印章可上傳至平臺庫，如本項目的電子印章包含各標(biāo)段及一些關(guān)鍵項目經(jīng)理和總監(jiān)的職業(yè)印章。上傳后，每個審批節(jié)點的負(fù)責(zé)人在審批時可直接插入自己的電子簽名和權(quán)限劃分的電子印章。

電子印章庫

　　3、表單資料流轉(zhuǎn)與審批

　　以下圖的付款申請界面為例，當(dāng)前是平臺填寫完畢的表單樣式。此表格審批流程非常復(fù)雜，近20人參與了相關(guān)審批工作。表單在流轉(zhuǎn)到對應(yīng)審批節(jié)點的負(fù)責(zé)人時，平臺會自動推送提醒。

付款申請流轉(zhuǎn)圖

　　在表單的全部流程都審批完畢后，導(dǎo)出的表單樣式與傳統(tǒng)制式資料是相同的。

表單樣式一致

　　4、電子資料歸檔

　　平臺內(nèi)可按各專業(yè)規(guī)范要求自定義設(shè)置多層級歸檔目錄，如本項目資料分為：工程資料、疫情防控資料、人員車輛備案資料等。各分類資料均由線上審批完成的資料自動歸檔形成，歸檔格式可設(shè)置為doc、xls格式或自動轉(zhuǎn)換為pdf格式。

資料文件夾

　　系統(tǒng)歸檔的資料可實現(xiàn)所見即所得，完全與相關(guān)規(guī)范要求中的制式表格相一致。

資料歸檔預(yù)覽查看

　　5、電子資料利用

　　本項目平臺基于BIM技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，項目電子文檔可以與BIM技術(shù)充分結(jié)合，利用BIM技術(shù)的可視性和模擬性快速進(jìn)行資料查閱和統(tǒng)計。

資料與模型關(guān)聯(lián)

　　6、更加豐富的應(yīng)用場景

　　甘肅民航將常用表單自定義為功能，更便于項目人員應(yīng)用，如本項目中的飛行區(qū)實驗記錄和航站區(qū)實驗記錄是甘肅民航根據(jù)項目需求通過零代碼形式自建的臺賬功能模塊。

臺賬自定義為功能

　　有工程管理經(jīng)驗的人都知道：實驗室從現(xiàn)場取完樣到出實驗報告的數(shù)據(jù)會有一段數(shù)據(jù)真空期，一般會在1-1.5個月后才會出實驗報告。那么實驗結(jié)果到底應(yīng)如何把控呢?或者有時候?qū)嶒炇抑皇强陬^跟現(xiàn)場的人員傳達(dá)實驗報告，如果最后出了問題，這個責(zé)任應(yīng)由誰來承擔(dān)呢?

　　針對這類問題，并考慮到本項目的龐大體量，甘肅民航用自定義臺賬功能做了一個實驗記錄功能。其主要是給實驗檢測人員在現(xiàn)場取完樣后的24小時內(nèi)將當(dāng)天取樣的結(jié)果填在實驗記錄中(可抽取結(jié)果的一些實驗內(nèi)容)，同時將平臺的電子簽名用作實驗結(jié)果填寫人員的確認(rèn)。

　　下圖的實驗臺賬中顯示了各類實驗重點數(shù)據(jù)，包括：實驗人的簽字、實驗數(shù)據(jù)等。相關(guān)數(shù)據(jù)可以導(dǎo)出、分享、做批量操作，臺賬也可以隨時更新。

臺賬應(yīng)用

　　在設(shè)置臺賬時，管理員可自行設(shè)定臺賬更新的權(quán)限，且臺賬每次更新后會推送給負(fù)責(zé)人，非常方便實用。

　　實驗室或施工單位人員每天填完臺賬后，會自動推送給建設(shè)單位和施工單位負(fù)責(zé)質(zhì)量的管理人員，并可實時查看，從而切實有效地提高工作效率。

臺賬查看與填寫

　　對于項目內(nèi)部的管理和甲方來說，實驗記錄只要在平臺上傳了，就代表是實驗室認(rèn)可的數(shù)據(jù)，后續(xù)一旦有問題，會直接追究實驗室的責(zé)任，而不是追究其他參建單位。

　　總結(jié)與展望

　　在推進(jìn)本項目工程資料電子化的工作過程中，甘肅民航也遇到了客觀存在的問題。比如：由于各級檔案館均無電子資料接收的載體和規(guī)范，無法給本項目明確具體的電子資料要求，所以導(dǎo)致參建各方需要制備兩套資料的情況。即線上流轉(zhuǎn)一套工程文檔，線下制作一套紙質(zhì)版資料。另外，由于本工程涉及行業(yè)及專業(yè)眾多，包括民航、房建、市政、石油、道橋等多個專業(yè)，相關(guān)文檔編寫方面各專業(yè)之間也沒有統(tǒng)一的文檔編寫規(guī)范，且工程文檔樣式五花八門，較難做到統(tǒng)一。

　　盡管存在問題，但是甘肅民航在切身實踐后感覺電子資料仍然比紙質(zhì)資料方便快捷得多，能夠全面覆蓋項目所有參建單位及管理人員。一旦線上資料接收的載體和規(guī)范確定，甘肅民航即可不再接收線下紙質(zhì)材料，也無需再制作一套紙質(zhì)版資料。

　　使用電子資料有諸多好處：

　　1)使業(yè)主對總包和分包的工作質(zhì)量監(jiān)管更為方便;

　　2)現(xiàn)場資料歸檔更準(zhǔn)確、調(diào)取更便捷;

　　3)信息從“點-點”到“點-面”的傳遞更有效率;

　　4)文件流轉(zhuǎn)門檻更低、從電腦軟件到手機均可流轉(zhuǎn)。

　　后續(xù)為了進(jìn)一步實現(xiàn)本項目的規(guī)范化電子資料管理工作，甘肅民航將聯(lián)合譯筑科技按需對現(xiàn)有工程項目管理系統(tǒng)進(jìn)行軟件和硬件的升級開發(fā)。相關(guān)開發(fā)方向主要為電子文檔的安全性、電子簽名和電子印章的合法性、電子文檔的自動索引和統(tǒng)計方面以及電子文檔數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性。同時甘肅民航還會研究基于大數(shù)據(jù)、云計算等方面的技術(shù)，形成企業(yè)乃至地區(qū)的電子文檔數(shù)據(jù)庫，并能通過BI系統(tǒng)自動分析統(tǒng)計電子文檔中的相關(guān)數(shù)據(jù)，為未來的相關(guān)項目提供數(shù)據(jù)支撐，助力建筑項目數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

　　“我認(rèn)為行業(yè)未來趨勢是電子資料，所以我們也在共同努力。電子資料一直是我們跟譯筑合作中最重點的模塊之一。同時，我們也希望兩家公司能夠致力于把無紙化資料推廣下去，力爭走在行業(yè)前列?！备拭C省民航置業(yè)投資有限公司徐爽如是說。(素材供稿：徐爽 甘肅省民航置業(yè)投資有限公司-BIM事業(yè)部技術(shù)總監(jiān))