政府機關和國企的日常工作常常圍著公文轉，發(fā)布通知、下達任務、請示工作、記錄會議全靠公文，對效率和安全的重視，也讓公文管理方式不斷轉變：
　　1.原始的紙質化階段：公文內容的起草、審核、用印全靠人工，傳輸靠快遞，公文積壓、效率低成為常態(tài)，管理成本居高不下。
　　2.過去的半電子化階段：信息化管理盛行，許多組織借助辦公軟件實現(xiàn)了公文線上擬稿、審核和套紅，但是“蓋章”仍在線下，用章難題依舊難解。
　　3.現(xiàn)在的全程電子化階段：引入電子印章將蓋章、簽字搬到線上，在半電子化的基礎上徹底打通公文電子體系，實現(xiàn)全程無紙化管理。
　　智簽云可以連接OA辦公系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)，為組織公文簽發(fā)提供集“擬稿、簽發(fā)、套紅、用印、打印、簽收”于一體的智能化公文服務。提升公文內、外流轉效率，徹底改變組織無序、低效、麻煩的公文管理狀態(tài)。
　　（發(fā)文周期縮短95%）
　　首先，借助電子印章解決蓋章難題
　　傳統(tǒng)實體印章實地紙質蓋章方式帶來的用章難問題，是當前組織公文管理中的核心難題。
　　智簽云電子簽平臺可以幫助政府機關和國企單位制作和管理具有法律效力的電子印章，一個平臺就能對所有印章進行全過程管理和使用監(jiān)控。
　　（電子印章臺帳）
　　印章統(tǒng)一調用：和線下填單、簽字申請用章不同，智簽云可以與OA的電子流程接通，各類業(yè)務中的公文蓋章需求，全部通過流程上報、審核。不僅隨用隨調，還能確保印章安全。
　　用章全程記錄：為了確保每次發(fā)文蓋章的真實性，智簽云可以為組織提供用章日志，詳細記錄每枚印章的具體使用過程，防止盜章、冒用帶來的假消息風險。
　　（用印記錄）
　　接著，全過程應用服務，收、發(fā)便捷
　　圍繞組織內部發(fā)文流程，一對一化解各個環(huán)節(jié)的管理難題，給公文流轉提速。
　　1、擬稿便捷
　　政府機關和國企單位對公文的編排要求嚴格，借助智簽云進行電子擬稿可以全程確保格式合規(guī)、內容安全。
　　提供在線模板
　　“命令、決議、指示、公告、函、通知等”15種公文都能在智簽云提前設置編輯模板，起草中直接根據(jù)需求套用模板，在系統(tǒng)內就能實現(xiàn)在線編輯。
　　（模板庫）
　　支持版本控制
　　公文在擬稿和核稿過程中會進行多次修改，這就會出現(xiàn)版本問題，為了方便識別和追溯，智簽云平臺可以記錄所有文件信息，隨時還原和查看各類歷史版本文件。
　　實現(xiàn)修改留痕
　　為了提高內容的安全性，智簽云可以對公文內容進行修改記錄，每次修改的操作人、修改時間以及具體的修改信息等都有記錄，隨時核查、追溯，確保操作留痕。
　　（修改留痕）
　　2、簽發(fā)安全
　　公文簽發(fā)環(huán)節(jié)需要領導審批簽字完成蓋章，為了實現(xiàn)高效、安全地發(fā)文，智簽云電子簽章可以提供驗簽和身份驗真服務，確保簽發(fā)可靠。
　　隨時移動簽發(fā)
　　為了提升公文簽發(fā)效率，智簽云可以提供移動簽署服務，在簽發(fā)過程中，無論領導是否在公司，隨時用手機就能簽字、蓋章，保留簽字痕跡，方便又安全。
　　確保真實身份
　　為了避免代簽、盜簽風險，明確簽署人身份非常關鍵。智簽云可以在簽發(fā)公文環(huán)節(jié)對簽署人進行二次驗真，借助短信驗證碼、指紋、動態(tài)令牌和人臉識別等技術確保簽署人真實意愿，防止扯皮、抵賴。
　　（密碼二次確認）
　　全程簽章驗真
　　印章的真實性是驗證公文的核心環(huán)節(jié)，智簽云提供的每個簽名和印章都有權威CA機構頒發(fā)的數(shù)字證書，隨時都能查明印章和簽署人的身份，全程確保安全發(fā)文。
　　（權威證書全程驗真）
　　3、套紅自動
　　公文套紅是發(fā)文中的重要環(huán)節(jié)之一，為了提升發(fā)文效率，智簽云電子合同可以為組織提供自動套紅服務。
　　發(fā)文內容確認簽發(fā)后，在電子流程的驅動下文件可以智能抓取關鍵信息，完成自動套紅，全程無需人工操作，格式規(guī)范、速度快。
　　（自動套紅）
　　4、用印智能
　　以電子印章替換實體印章，以透明的線上簽署方式確保用印中的印章和內容安全。
　　統(tǒng)一PDF格式更規(guī)范
　　公文電子化簽署過程中，整個公文內容都在線上實現(xiàn)流轉，為了確保整個過程中內容不被篡改，智簽云電子合同可以在蓋章環(huán)節(jié)自動將審核確認的公文自動轉換成國家標準的PDF格式，文件更加正式，不易篡改。
　　（pdf格式自動蓋章）
　　明確印章使用權限
　　為了改變實體印章無序的使用狀態(tài)，智簽云電子合同可以對組織的所有電子印章進行使用權限設置，控制使用人員，提升使用安全性。
　　多部門聯(lián)合用印更方便
　　在許多對外發(fā)文的過程中常常涉及多個部門，為了提升審核蓋章的效率，智簽云電子合同可以借助OA系統(tǒng)的流程對蓋章流程進行聯(lián)合用印設置，一條流程幾分鐘就能實現(xiàn)多個部門的同步用章，無需輾轉跑腿，提升發(fā)文效率。
　　（聯(lián)合用印）
　　5、打印防泄
　　蓋完章的文件有時候需要下發(fā)到多個區(qū)域，打印傳閱的過程中，智簽云電子合同防偽打印功能可以加強文件管控力，防止文件外泄、防止內容篡改。
　　限制打印份數(shù)
　　每次打印都要經過流程審批同意，精確控制打印人、打印份數(shù)、輸出地等信息，防止重要公文信息被泄漏，提升內控能力。
　　（打印設置）
　　內容防偽防篡改
　　智簽云的防偽打印機可以對打印出的文件添加文字水印、二維碼、光柵防偽碼、騎縫章等多種防偽技術，保證紙質文件和線上審批的文件一致，不會被篡改或者偷換頁。進一步保證了公文的合規(guī)性。
　　線下專人領取
　　為了防止文件在打印中被外泄，員工必須憑借審核派發(fā)的“打印碼”或者指定的“員工卡”打印領取文件，一對一操作，確保文件安全，保證發(fā)文環(huán)節(jié)可控。
　　（制定位置、獲取打印碼）
　　6、簽收驗真
　　在各個組織上、下行文的業(yè)務場景中，有時可能是外部來文，怎樣在第一時間確認公文的來源和可靠性是每次收文的必要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在智簽云平臺可以直接提供驗證服務。
　　您可以直接將來文上傳至智簽云進行驗證，如果已經和公文系統(tǒng)集成，收文的同時就能自動檢驗文件的簽名和印章的真實性。確保文件來源、文件內容、文件印章真實。
　　智簽云公文電子化簽署實施優(yōu)勢
　　加強印章合規(guī)管控：印章電子化后納入系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，從權限、流程、審計等多方面進行管控和監(jiān)控。
　　節(jié)省人力物力成本：節(jié)省線下文件內容檢查、文件快遞所需的大量人工、紙張和快遞費，實現(xiàn)輕松發(fā)文。
　　確保真實和安全：從內容防篡改到身份全程驗真，確保真實意愿，全程監(jiān)控，及時記錄每次改動，便核查。